Tutto quello che devi sapere su timbrature, ritardi e permessi
Questa guida ti spiega come funziona il sistema di timbratura, cosa fare quando arrivi in ritardo, come vengono calcolati i permessi ROL automatici, e tutte le regole che devi conoscere per usare correttamente l’applicativo HR SYSTEM.
Per ogni tipologia di attività devi timbrare Entrata e Uscita:
| Tipologia | Quando usarla | Note |
|---|---|---|
| Lavoro | Presenza al tuo luogo di lavoro | Timbratura standard |
| Formazione | Corsi, convegni, sessioni formative | Richiede nota obbligatoria |
| Smart Working | Lavoro da casa o da remoto, anche per Telelavoro | Richiede GPS |
| Missione | Trasferta presso cliente o altra sede temporanea | Richiede nota e GPS |
| Viaggio | Spostamenti effettuati per raggiungere un luogo di lavoro in missione | Richiede GPS |
Per ogni tipologia devi fare sia Entrata che Uscita.
Il viaggio per raggiungere un luogo di lavoro in missione è gestito con due timbrature dedicate:
La pausa pasto è gestita separatamente con due timbrature dedicate:
La geolocalizzazione delle timbrature in HR SYSTEM viene attivata dall'ufficio HR in base alle necessità aziendali.
Se la geolocalizzazione è richiesta per il tuo profilo:
⚠️ Importante - Privacy:
Sei in ritardo quando timbri l'ingresso oltre l'orario massimo consentito dal tuo profilo (Orario 1 o Orario 2).
📅 Tutti i giorni del mese:
📆 L'ULTIMO GIORNO DEL MESE (alla sera):
In base ai minuti di ritardo, HR SYSTEM calcola l'importo del ROL che verrà creato l'ultimo giorno del mese:
Cosa succede:
Cosa succede:
Cosa succede:
Cosa succede:
Nella colonna ROL del calendario vedrai simboli diversi:
| Simbolo | Significato | Esempio |
|---|---|---|
| Numero normale (es. "30") |
Solo permessi ROL che hai richiesto tu | Hai richiesto 30 minuti di permesso ROL |
| Numero con + (es. "60+") |
Permessi richiesti + ROL automatici sommati | Hai richiesto 30 min + ROL auto 30 min = 60+ |
| Segno - (es. "-30" o "-") |
Solo ROL automatici (nessun permesso richiesto) | ROL automatico di 30 min per ritardo |
La pausa è il periodo in cui sospendi il lavoro (es. pausa pasto). Durante la pausa il conteggio delle ore lavorate si ferma.
Il tuo profilo contrattuale determina:
Le seguenti situazioni generano un avviso al responsabile via email e un giustificativo nel sistema:
Quando scatta: Hai timbrato entrata e uscita ma non hai timbrato né Inizio Pausa né Fine Pausa, e la finestra oraria della pausa è caduta interamente dentro il tuo turno.
Cosa succede: Avviso email al responsabile. Le ore vengono comunque calcolate correttamente sottraendo automaticamente la pausa prevista dal profilo.
Quando: Hai iniziato la pausa fuori dalla fascia oraria consentita (troppo presto o troppo tardi)
Cosa succede: Avviso email al responsabile
Quando: è possibile usufruire fino a massimo 90 minuti di pausa pasto.
Importante: il ROL per pausa extra è calcolato sui minuti esatti non recuperati, non per fasce come il ritardo ingresso.
Come evitarlo: esci più tardi per recuperare i minuti di pausa extra. Quando l'orario di uscita è in rosso nell'app, significa che devi recuperare.
Se timbri Uscita e poi, senza rientrare, timbri Inizio Pausa, il sistema rileva un gap tra le due timbrature.
Nota: gap fino a 2 minuti vengono ignorati (transizione fisiologica tra Uscita Lavoro e Inizio Pausa).
Quando: Hai fatto meno pausa del minimo previsto dal profilo
Anche se fai una pausa più breve, il sistema applica la pausa minima prevista per tutela del lavoratore.
Se esci prima dell'orario e hai un permesso nel pomeriggio, HR SYSTEM verifica se il gap tra la tua Uscita Lavoro e l'inizio del permesso copre la pausa.
Regola: il gap tra uscita e inizio permesso copre la pausa solo se il gap è ≤ durata pausa. Se il gap è più lungo, la differenza è uno scoperto reale.
Il sistema blocca automaticamente le timbrature quando hai un'assenza approvata:
| Scenario | Orario Timbratura | Assenza | Risultato |
|---|---|---|---|
| Ferie | 09:00 | 12/03 tutto il giorno | ❌ BLOCCATO |
| Permesso orario | 13:59 | 14:00-15:00 | ✅ CONSENTITO |
| Permesso orario | 14:30 | 14:00-15:00 | ❌ BLOCCATO |
| Permesso orario | 15:01 | 14:00-15:00 | ✅ CONSENTITO |
| Viaggio durante ferie | Qualsiasi | Giornaliera | ❌ BLOCCATO |
| HR inserimento manuale | Qualsiasi | Qualsiasi | ⚠️ WARNING + CONSENTITO |
Se provi a timbrare durante un'assenza approvata, vedrai un messaggio del tipo:
"Timbratura non consentita: hai un'assenza approvata (Ferie) per l'intera giornata di oggi"
oppure:
"Timbratura non consentita: hai un permesso orario approvato (ROL) dalle 14:00 alle 15:00"
Se hai un permesso orario (es. 09:00-11:00):
Approvazione:
Se richiedi un permesso orario che si sovrappone alla fascia di pausa prevista dal tuo profilo, il sistema calcola automaticamente le ore reali di permesso, escludendo i minuti di pausa.
| Orario richiesto | Sovrapposizione con pausa | Detrazione | Ore reali | Risultato |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 → 12:00 | Nessuna | 0 min | 3h | ✅ Normale |
| 11:15 → 14:15 | 12:30 → 14:00 = 90 min | 60 min | 2h | ⚠️ Ore ridotte da 3h a 2h |
| 12:30 → 14:00 | 12:30 → 14:00 = 90 min | 60 min | 30 min | ⚠️ Ore ridotte da 1h 30min a 30min |
| 12:00 → 13:30 | 12:30 → 13:30 = 60 min | 60 min | 30 min | ⚠️ Ore ridotte da 1h 30min a 30min |
| 12:30 → 13:00 | Intera fascia pausa | — | 0 min | ❌ Non consentito |
| 12:45 → 13:15 | Intera fascia pausa | — | 0 min | ❌ Non consentito |
| 13:00 → 14:00 | Intera fascia pausa | — | 0 min | ❌ Non consentito |
| 13:15 → 17:00 | 13:15 → 14:00 = 45 min | 45 min | 3h | ⚠️ Pausa residua scalata, permesso dalle 14:00 |
| 13:30 → 17:00 | 13:30 → 14:00 = 30 min | 30 min | 3h | ⚠️ Pausa residua scalata, permesso dalle 14:00 |
| 13:00 → 16:00 | 13:00 → 14:00 = 60 min | 60 min | 2h | ⚠️ Ore ridotte da 3h a 2h |
| 14:00 → 17:30 | Nessuna | 0 min | 3h 30min | ✅ Normale |
| Giornata intera | — | — | 8h | ✅ Nessuna logica pausa |
La detrazione è sempre: min(sovrapposizione con la finestra pausa, durata pausa dal profilo)
Se hai un permesso orario approvato che copre un ritardo, il ROL automatico non viene creato.
Quando HR SYSTEM rileva un'anomalia (es. ritardo, uscita anticipata, pausa irregolare, timbratura mancante, ecc.),
notifica l’anomalia inviando automaticamente una email informativa al dipendente e al Suo Responsabile.
Queste email sono solo informative e non richiedono approvazioni, non hanno scadenze.
Motivo: Hai timbrato Entrata Lavoro in ritardo
Destinatari: Dipendente + Responsabile
Contenuto: Dettagli del ritardo (orario previsto, orario effettivo, minuti di ritardo)
Motivo: Non hai completato le ore di lavoro minime della giornata
Destinatari: Dipendente + Responsabile
Contenuto: Ore previste vs ore effettive, deficit di minuti
Motivo: Manca la timbratura di Entrata o Uscita Lavoro (o SW, Missione, Formazione)
Destinatari: Dipendente + Responsabile
Contenuto: Tipo di anomalia e data interessata
Motivo: Pausa mancante oppure anticipata, ritardata, troppo lunga
Destinatari: Responsabile
Contenuto: Tipo di anomalia, dettagli orari
No, le Notifiche di anomalie sono solo informative:
In HR SYSTEM, il processo è automatico:
Nel calendario puoi vedere lo stato delle anomalie rilevate:
| Stato Anomalia | Codice | Significato |
|---|---|---|
| PENDING | pending | Anomalia rilevata, in attesa di verifica |
| JUSTIFIED | justified | Anomalia coperta da permesso approvato (barrata nel calendario) |
| REJECTED | rejected | Anomalia rifiutata/non giustificata |
| AUTO_RESOLVED | auto_resolved | Anomalia risolta automaticamente dal sistema |
💡 Come leggere il calendario: